Istnieje wiele sposobów na obniżanie kosztów działalności firmy oraz zadbanie o wizerunek organizacji. Połączeniem tych dwóch zadań jest między innymi usługa wirtualnego biura, kierowana zwłaszcza do przedsiębiorstw z sektora MSP. Zaobserwowanie korzyści płynących z tej formy outsourcingu może być kluczem dla sprawniejszego zarządzania firmą. Czym jest wirtualne biuro i kiedy warto z niego skorzystać?
Na czym polega usługa wirtualnego biura?
Wirtualne biura powstają zwykle w prestiżowych lokalizacjach biznesowych. Są miejscami, w których przedsiębiorcy mogą zarejestrować swoją działalność bez tworzenia faktycznej siedziby firmy. Mówiąc prościej wirtualne biura są adresami, pod którymi zakładane są jednostki gospodarcze. Znajdują się one w znanych centrach biznesowych i biurowcach, jednak w rzeczywistości przedsiębiorca nie zakłada w nich swojej siedziby. Działalność firmy prowadzona jest zdalnie, natomiast w wirtualnym biurze odbierana jest korespondencja, bądź organizowane są sporadyczne spotkania z klientami. Wirtualne biuro stanowi alternatywę dla rejestracji firmy pod adresem prywatnym lub wynajmowania biur dla personelu.
Korzystanie z tej formy outsourcingu ma wiele zalet. Oprócz oszczędności w sferze kosztów prowadzenia firmy, ma także walory wizerunkowe. Przedsiębiorstwo zarejestrowane jest w znanym centrum biznesowym i może posługiwać się tym adresem na swoich wizytówkach. Wszelka korespondencja od klientów lub urzędów trafia do skrytki pocztowej w prestiżowym biurowcu. Również ewentualne spotkania z kontrahentami oraz pracownikami mogą być organizowane pod adresem firmy. Wirtualne biura oferują bowiem szereg usług, do których zalicza się wynajem sal konferencyjnych i pomieszczeń do spotkań z klientami.
Nowoczesny outsourcing obsługi biurowej
To jednak nie wszystko, na co mogą liczyć przedsiębiorcy. Wynajem wirtualnego biura może być bowiem połączony z przejęciem podstawowej obsługi biurowej. Pracownicy zatrudnieni przez zewnętrznego operatora mogą zająć się odbieraniem telefonów od klientów, przyjmowaniem korespondencji oraz archiwizacją ważnych dokumentów. Usługa może obejmować także skanowanie przychodzącej korespondencji, tak by osoba prowadząca firmę miała do niej stały dostęp bez odwiedzania wirtualnego biura. Warto wspomnieć, że koszt wynajmu usługi zależy od jej zakresu. Rejestracja adresu firmy w wirtualnym biurze może być wyceniana na kilkadziesiąt złotych miesięcznie, jednak przy zdecydowaniu się na dodatkowy pakiet usług trzeba będzie ponieść wyższy koszt. Mimo wszystko ogólna cena prowadzenia wirtualnego biura jest znacznie niższa od wynajmu tradycyjnego biura. Warto przemyśleć tą opcję.
Z wirtualnego biura mogą skorzystać firmy z sektora MSP, ale także freelancerzy, start-upy i osoby wykonujące pracę zdalną. Rejestracja firmy pod prestiżowym adresem niesie korzyści wizerunkowe i obniża ogólne koszty prowadzenia działalności. W zależności od wybranego zakresu usługi inna będzie miesięczna cena. Zwykle waha się ona w granicach kilkudziesięciu złotych.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź wirtualne biuro Warszawa Centrum – sprawdź wynajem biura wirtualnego właśnie w tej lokalizacji.
