Informacja. Stały element otaczającej rzeczywistości. Towarzyszy nam nieustannie przynosząc codziennie nowy zestaw mniej lub bardziej użytecznych wiadomości. W realiach dzisiejszego świata nie sposób przecenić znaczenia informacji dla naszego funkcjonowania zarówno w sferze prywatnej jak i zawodowej. Społeczeństwo informacyjne postrzega informację jako podstawowy zasób wytwórczy obok pracy, kapitału, surowców i energii. W nowoczesnej gospodarce jakość napływających informacji i szybkość ich przetwarzania decyduje o przetrwaniu i rozwoju firmy. Ilość danych generowanych i magazynowanych przez współczesne przedsiębiorstwo rośnie w postępie geometrycznym. W tej sytuacji chęć efektywnego zarządzania firmą wymusza konieczność wykorzystywania technologii informatycznych. Można wręcz zaryzykować twierdzenie, że w świecie „globalnej wioski” przedsiębiorstwo, które nie zdecyduje się na wdrożenie narzędzi służących gromadzeniu i przetwarzaniu danych, skazane jest na porażkę.
Czym jest baza danych?
Najprościej rzecz ujmując jest to zbiór informacji, które zapisano w ściśle określony sposób, opierając się na wybranym wcześniej modelu danych. Bazy danych przyjmować mogą przeróżne formy, takie jak kartoteka w przychodni lekarskiej, notes z zapisanymi adresami znajomych czy też książka kontaktów w telefonie komórkowym. Z bazami danych stykamy się więc w naszym życiu codziennym i praktycznie nie sposób znaleźć dziedziny, w której nie byłyby one wykorzystywane. W potocznym języku baza danych rozumiana jest jako zbiór informacji wraz z programem do ich gromadzenia i przetwarzania.
Jedną z ciekawszych i bardziej popularnych aplikacji służących prowadzeniu operacji na zbiorach jest baza danych Access wchodząca w skład pakietu Office firmy Microsoft.
MS Access
Access jest systemem zarządzania bazą danych SZBD (ang. DataBase Management System, DBMS) umożliwiającym gromadzenie informacji w sposób uporządkowany, pozwalającym na szybkie wyselekcjonowanie pożądanych w określonym momencie danych i stwarzającym możliwości ich wizualizacji w postaci wygodnych raportów bądź wykresów. Działanie Access’a oparte jest na tworzeniu i wykorzystywaniu tzw. relacji. Mianem relacji określa się stosunek bądź zależność pomiędzy określonymi obiektami, przedmiotami, wielkościami. W teorii relacyjnych baz danych pojęcie to odnosi się do schematu współpracy występującej pomiędzy tabelami tworzącymi określoną bazę. Jest to, inaczej mówiąc, sposób powiązania informacji magazynowanych w tabelach. Dzięki wykorzystaniu modelu relacyjnego unikamy wielokrotnego rejestrowania tych samych danych jednoznacznie opisujących określony obiekt.
„Zbudowanie” bazy danych z wykorzystaniem MS Access nie jest rzeczą nadmiernie skomplikowaną. Wymaga jednakże poznania zasad projektowania bazy oraz narzędzi służących pozyskiwaniu z niej interesujących użytkowania informacji. Pojęcia takie jakie tabela, rekord, pole, kwerenda, formularz, wykres i raport to elementarz którego znajomość jest niezbędna do w miarę swobodnej pracy z tym narzędziem.
